WhatsApp Business im Betrieb: Was beim Datenschutz gilt

Kunden schicken Fotos vom tropfenden Wasserhahn oder vom Kratzer im Lack lieber per WhatsApp als per E-Mail. Verboten ist das nicht. Die Datenschutzaufsicht hat aber früh auf Schwachstellen hingewiesen: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen hielt den Einsatz in Unternehmen schon Anfang 2019 in einem Merkblatt vielfach für problematisch, vor allem wegen des Adressbuch-Abgleichs (Zusammenfassung bei WBS.LEGAL).

Eine hundertprozentig saubere Lösung mit der normalen WhatsApp-Business-App gibt es nicht. Mit den Schritten unten bist du aber deutlich besser aufgestellt als ohne.

Als Betrieb bist du für die Daten in deinem Adressbuch verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Stehen dort Lieferanten, Kunden ohne WhatsApp oder der Steuerberater, gibst du deren Nummern weiter, ohne dass sie gefragt wurden. Die Aufsicht in Niedersachsen sah darin regelmäßig einen Verstoß.

Die einfachste Lösung: ein eigenes Firmenhandy nur für WhatsApp Business, auf dem ausschließlich Kontakte gespeichert sind, die dich selbst über WhatsApp angeschrieben haben. Alternativ kannst du in den Einstellungen des Handys WhatsApp den Zugriff auf Kontakte verweigern. Dann siehst du allerdings nur Nummern statt Namen.

Wie du den Button platzierst, damit Anfragen direkt aufs Handy kommen, steht im Ratgeber WhatsApp auf der Website. Den Link baust du nach dem Muster aus der WhatsApp-Hilfe selbst, ganz ohne Plugin.

Die EU-Kommission hat 2023 entschieden, dass zertifizierte US-Unternehmen ein angemessenes Schutzniveau bieten. Das Gericht der EU hat eine Klage dagegen am 3. September 2025 abgewiesen (Rechtssache T-553/23, Zusammenfassung bei Epstein Becker Green). Ob das dauerhaft hält, ist offen; frühere Abkommen hat der EuGH gekippt.

Für dich heißt das: Nenne die Übermittlung in deiner Datenschutzerklärung und halte im Blick, ob sich die Lage ändert.

Bei Alpha Lackierungen läuft es anders herum: Kunden buchen auf der Website einen 15-Minuten-Fahrzeugcheck, und der Inhaber bekommt bei jeder Buchung eine WhatsApp-Nachricht aufs eigene Handy. Die Buchung selbst läuft über das Buchungssystem, WhatsApp meldet sie nur. Das passt, wenn du Anfragen schnell sehen, aber nicht alles über WhatsApp abwickeln willst. Wie das im Alltag aussieht, zeigen die Fallstudien, die Technik dahinter steht unter Online-Terminbuchung für Handwerker.

WhatsApp unterscheidet zwischen der Business-App für kleine Betriebe und der Business-Plattform für größere Unternehmen, die über Software-Anbieter angebunden wird. Für beide gelten eigene Bedingungen. Die Plattform ist für einen Handwerksbetrieb mit fünf Leuten meist zu aufwendig.

Ein Vorteil der Business-App bleibt: Im Firmenprofil kannst du Adresse, Öffnungszeiten, Website und einen Link zum Impressum hinterlegen. Das solltest du nutzen.

Kunden wählen den Kanal, den sie kennen, und das ist oft WhatsApp. Biete es an, wenn es zu deinem Betrieb passt, aber zwinge niemanden dazu. Wer lieber ein Formular nutzt, findet Tipps im Ratgeber Kontaktformular und Datenschutz.

Der kostenlose Website-Check zeigt dir ohne Anmeldung in unter einer Minute, welche Fehler auf deiner Startseite Anfragen kosten.