ChatGPT im Unternehmen: Was dein Betrieb beim Datenschutz beachten muss
ChatGPT im Betrieb sicher nutzen: welche Daten tabu sind, wie du das Training abschaltest, wann ein AV-Vertrag nötig ist, welche Regeln ins Team gehören.
ChatGPT darfst du im Betrieb nutzen, aber nicht wie privat. Kundendaten gehören nicht in ein privates Konto. Das Training mit deinen Eingaben schaltest du ab, oder du nutzt gleich einen Business-Tarif, der laut OpenAI standardmäßig nicht trainiert und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bietet. Dazu kommen schriftliche Regeln fürs Team.
In diesem Artikel
- Darf ich ChatGPT im Betrieb überhaupt nutzen?
- Was passiert mit meinen Eingaben in ChatGPT?
- Welche Daten darf ich nicht in ChatGPT eingeben?
- Wie schalte ich das Training mit meinen Daten ab?
- Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Welche Regeln brauche ich für mein Team?
- Brauche ich eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
- Darf ChatGPT Entscheidungen über Kunden oder Bewerber treffen?
- Häufige Fragen
Darf ich ChatGPT im Betrieb überhaupt nutzen?
Ja, ein Verbot gibt es nicht. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, gilt aber die DSGVO, und dein Betrieb ist dafür verantwortlich.
Datenschutz ist für viele Inhaber der Grund, KI gar nicht erst anzufassen. Laut einer Bitkom-Umfrage von 2025 nennen 96 Prozent der Handwerksbetriebe IT-Sicherheit und Datenschutz als Hürde bei der Digitalisierung. Dabei reichen ein paar klare Regeln, damit du ChatGPT sauber einsetzt.
Die deutschen Datenschutzbehörden haben dafür im Mai 2024 eine eigene Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz veröffentlicht. Die wichtigsten Punkte daraus findest du unten, übersetzt in den Alltag eines Betriebs.
Was passiert mit meinen Eingaben in ChatGPT?
Bei privaten Konten können Eingaben zum Training künftiger Modelle genutzt werden, solange du das nicht abschaltest. Business-Tarife trainieren laut OpenAI standardmäßig nicht damit.
Privat oder Business: Der Unterschied beim Datenschutz
| Privates Konto | ChatGPT Business | ChatGPT Enterprise | |
|---|---|---|---|
| Training mit deinen Daten | möglich, abschaltbar | standardmäßig nein | standardmäßig nein |
| Vertrag zur Auftragsverarbeitung | nicht genannt | laut OpenAI möglich | laut OpenAI möglich |
| Speicherung in Europa | nicht genannt | nicht genannt | für berechtigte Kunden möglich |
| Verwaltung durch den Betrieb | nein | ja | ja |
Welche Daten darf ich nicht in ChatGPT eingeben?
Namen, Adressen, Telefonnummern, Fotos von Personen, Gesundheits- und Bankdaten und alles, was einen Kunden oder Mitarbeiter erkennbar macht. Auch der Zusammenhang kann jemanden verraten.
- Kundendaten: Name, Anschrift, Telefonnummer, Rechnungsbeträge zu einer erkennbaren Person.
- Mitarbeiterdaten: Krankmeldungen, Gehälter, Abmahnungen, Bewerbungsunterlagen.
- Fotos mit Personen oder Hausnummern: Auch Baustellenfotos können Rückschlüsse erlauben.
- Zusammenhang: Die Datenschutzkonferenz warnt, dass es oft nicht genügt, Namen und Anschriften zu entfernen. „Der Dachdecker-Kunde in der Kirchgasse mit dem kaputten Carport“ ist in einem Dorf eindeutig.
Wie schalte ich das Training mit meinen Daten ab?
In ChatGPT unter Einstellungen, Datenkontrollen den Schalter zur Modellverbesserung ausschalten. Für Einzelfälle gibt es temporäre Chats, die laut OpenAI nach 30 Tagen gelöscht werden.
In zwei Minuten eingestellt
- Einstellungen öffnen
Im Browser unten links auf dein Profil, dann Einstellungen. In der App über das Menü.
- Datenkontrollen wählen
In der englischen Oberfläche heißt der Bereich Data Controls.
- Training abschalten
Den Schalter „Improve the model for everyone“ beziehungsweise die deutsche Entsprechung ausschalten.
- Temporäre Chats nutzen
Laut OpenAI werden sie nicht zum Training genutzt und innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
Auch mit abgeschaltetem Training landen deine Eingaben bei OpenAI. Für Kundendaten brauchst du deshalb mehr als einen Schalter: einen geeigneten Tarif, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und klare Regeln, was überhaupt hineindarf.
Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Wenn OpenAI personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, laut Datenschutzkonferenz in der Regel ja. OpenAI bietet diesen Vertrag für Geschäftskunden an.
Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO regelt, was der Anbieter mit den Daten tun darf. Ohne ihn solltest du keine Kundendaten verarbeiten lassen. Die einfachste Regel für kleine Betriebe: Im privaten oder kostenlosen Konto nur Texte ohne Personenbezug. Alles andere nur im Business-Tarif mit Vertrag.
Welche Regeln brauche ich für mein Team?
Schriftliche Regeln, wer welches Tool wofür nutzt, was nicht hineindarf und wer Ergebnisse prüft. Dazu Firmenkonten statt Privatkonten und eine kurze Schulung.
Was die Datenschutzkonferenz empfiehlt
- Interne Weisungen dokumentieren: Ob, wann und wofür KI genutzt werden darf, mit Beispielen für Erlaubtes und Verbotenes.
- Firmenkonten bereitstellen: Konten über den Betrieb, möglichst mit einer Funktionsadresse statt mit dem Namen eines Mitarbeiters.
- Training bevorzugt ausschließen: Anwendungen, die Eingaben nicht zum Training nutzen, sind datenschutzrechtlich vorzugswürdig.
- Team schulen: Durch Schulungen, Leitfäden und Gespräche sensibilisieren.
- Ergebnisse prüfen: KI-Ergebnisse mit Personenbezug kritisch hinterfragen, bevor sie weiterverwendet werden.
Brauche ich eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Möglicherweise. Die Datenschutzkonferenz schreibt, dass sie beim Einsatz von KI vielfach nötig ist. Klär das mit deinem Datenschutzbeauftragten, bevor Kundendaten verarbeitet werden.
Darf ChatGPT Entscheidungen über Kunden oder Bewerber treffen?
Nicht allein. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung müssen laut Datenschutzkonferenz Menschen treffen, mit echtem Spielraum statt bloßer Unterschrift unter einen KI-Vorschlag.
Das betrifft zum Beispiel die Auswahl von Bewerbern oder die Entscheidung, einem Kunden keinen Auftrag zu geben. Die Behörden stellen klar: Eine nur formelle Beteiligung eines Menschen reicht nicht, und Zeitdruck darf nicht dazu führen, dass KI-Vorschläge ungeprüft übernommen werden.
Für Texte ohne Personenbezug ist ChatGPT dagegen ein gutes Werkzeug. Vorlagen dafür findest du im Ratgeber ChatGPT-Prompts für Handwerker und im Ratgeber KI im Handwerksbüro.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick, Stand 04.11.2026. Er ersetzt keine Beratung durch eine Anwältin oder einen Anwalt. Im Zweifel frag deine Handwerkskammer oder einen Fachanwalt.
Wenn du KI mit deiner Website verbinden willst, etwa für Anfragen oder Termine, gehört das auch in deine Datenschutzerklärung. Im Erstgespräch schauen wir in etwa 15 Minuten, welche Abläufe in deinem Betrieb sich digitalisieren lassen, ohne dass du beim Datenschutz Bauchschmerzen bekommst.
Häufige Fragen
Pauschal lässt sich das nicht sagen. Es kommt darauf an, welchen Tarif du nutzt, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und welche Daten du eingibst. Texte ohne Personenbezug sind unkritisch, Kundendaten brauchen deutlich mehr Vorbereitung.
Ja. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz gilt für KI-Anwendungen allgemein. Prüf bei jedem Anbieter, ob Eingaben zum Training genutzt werden, ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt und wo die Daten gespeichert werden.
Nur, wenn darauf keine Personen, Hausnummern, Kennzeichen oder Unterlagen mit Namen zu erkennen sind. Im Zweifel schneidest du das Bild vorher zu oder beschreibst die Situation in Worten.
Wenn du ihre personenbezogenen Daten damit verarbeitest, gehört das in deine Datenschutzhinweise. Nutzt du ChatGPT nur für Texte ohne Personenbezug, etwa eine Stellenanzeige, entsteht daraus keine eigene Informationspflicht gegenüber Kunden.
Ruhig bleiben, den Chat löschen, das Training im Konto abschalten und den Vorfall mit deinem Datenschutzbeauftragten besprechen. Danach die Regeln fürs Team schriftlich festhalten, damit es nicht wieder passiert.
Quellen
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, abgerufen am 04.11.2026
- Datenschutzkonferenz: Pressemitteilung zur Orientierungshilfe KI (06.05.2024), abgerufen am 04.11.2026
- LfD Niedersachsen: Orientierungshilfe KI und Datenschutz (PDF), abgerufen am 04.11.2026
- OpenAI: Business data privacy, abgerufen am 04.11.2026
- OpenAI Help Center: Data Controls FAQ, abgerufen am 04.11.2026
- Bitkom: Digitalisierung des Handwerks, Presseinformation (28.08.2025), abgerufen am 04.11.2026
