Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Prämie und Ablauf, die funktionieren

Fast jeder Handwerksbetrieb hat schon Leute über Empfehlung eingestellt: der Schwager vom Altgesellen, der Kumpel aus dem Fußballverein. Das passiert meistens zufällig. Mit ein paar Regeln wird daraus ein fester Weg zu neuen Leuten, der weniger kostet als jedes Portal.

Wichtig ist, dass deine Mitarbeiter wissen, welche Stellen offen sind, was es für sie gibt und wie einfach das Empfehlen geht. Genau daran scheitert es in den meisten Betrieben.

Die IAB-Stellenerhebung mit 9.342 befragten Betrieben zeigt: Über eigene Beschäftigte und persönliche Kontakte wurde bei 48 Prozent der Einstellungen gesucht, und bei 27 Prozent gaben sie den Ausschlag. Das ist mehr als bei Internet-Jobbörsen mit 21 Prozent oder der eigenen Website mit 20 Prozent (IAB-Forum, Juni 2026).

Dazu kommt: Wer empfiehlt, setzt seinen eigenen Ruf aufs Spiel. Deine Leute empfehlen selten jemanden, mit dem sie nicht selbst arbeiten wollen. Und der Neue weiß vorher schon ziemlich genau, worauf er sich einlässt.

Eine feste Regel für die Höhe gibt es nicht. Ein guter Vergleichswert sind die Kosten, die du sonst hättest. Eine einzelne bezahlte Anzeige bei einem großen Jobportal kann schnell einen vierstelligen Betrag kosten, ohne Garantie, dass sich jemand meldet. Mehr dazu in Jobportale für Handwerker. Bei der Empfehlung zahlst du nur, wenn wirklich jemand kommt und bleibt.

Die Stufen schützen beide Seiten. Der Mitarbeiter bekommt schon nach der Probezeit etwas, und du zahlst den größeren Teil erst, wenn der Neue wirklich angekommen ist. Schreib die Regeln kurz auf eine Seite und häng sie aus oder schick sie in die Team-Gruppe.

Klär auch die Sonderfälle vorher: Gilt die Prämie für Azubis? Für Teilzeit? Was passiert, wenn der Empfehlende selbst vorher kündigt? Unklare Regeln erzeugen Streit, und Streit über eine Prämie kostet mehr als die Prämie selbst.

Haufe führt die Prämie zur Personalgewinnung als lohnsteuerpflichtig nach § 19 EStG und beitragspflichtig in der Sozialversicherung, als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt nach § 23a SGB IV (Haufe). Plane die Prämie also brutto, und sag deinen Leuten ehrlich, dass davon Abzüge runtergehen.

Ob eine Sachprämie wie ein Gutschein steuerlich günstiger behandelt werden kann, hängt vom Einzelfall ab. Das klärst du mit deinem Steuerbüro, bevor du es im Team ankündigst.

Ein Text für die Team-Gruppe könnte so lauten: "Wir suchen einen Anlagenmechaniker (m/w/d), 3.300 bis 3.700 € brutto, Freitag ab 12 Uhr frei. Kennst du jemanden? Schick ihm einfach diesen Link. Wenn er bei uns anfängt und bleibt, gibt es eine Prämie für dich." Zahlen anpassen, fertig.

Ich mache das auf meiner eigenen Website genauso, nur für Kunden statt Mitarbeiter: Es gibt eine eigene Empfehlungsseite, auf der zufriedene Kunden mit einem Klick jemanden empfehlen können. Das Prinzip ist dasselbe: ein Ort, ein Link, kein Aufwand.

Sammle dabei keine Kontaktdaten von Freunden deiner Mitarbeiter ohne deren Wissen. Besser: Dein Mitarbeiter leitet den Link weiter, und der Interessierte meldet sich selbst.

Empfehlungen sind stark, aber sie sollten nicht dein einziger Weg sein. Wer nur über Bekannte einstellt, bekommt oft ein sehr ähnliches Team und übersieht gute Leute von außen. Halte deshalb deine Stellen auch öffentlich ausgeschrieben, etwa über die Jobbörse und Google for Jobs. Mehr dazu in Mitarbeiter gewinnen im Handwerk.

Wenn du willst, dass deine Stellenseiten so aussehen, dass dein Team sie gern teilt: Im Erstgespräch klären wir in rund 15 Minuten, wen du suchst, was deine Website heute dafür tut und welche Schritte sich lohnen.