Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur: Was für Betriebe gilt

Geschäftliche E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe. Das HGB und das GmbH-Gesetz sagen ausdrücklich, dass die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“ gelten, also auch für E-Mails an einen bestimmten Empfänger. Am einfachsten erfüllst du das mit einer festen Signatur.

Für den typischen Handwerksbetrieb als Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag ist das Thema entspannt. Für GmbH, UG und eingetragene Kaufleute ist es Pflicht und wird oft vergessen.

Das regelt § 35a Abs. 1 GmbHG. Bei der UG gilt dasselbe, sie ist eine Form der GmbH, und der Zusatz „UG (haftungsbeschränkt)“ gehört zur Firma. Angaben zum Stammkapital sind nicht Pflicht. Wenn du sie machst, müssen sie vollständig sein, also auch ausstehende Einlagen nennen.

Die meisten Handwerksbetriebe starten als Einzelunternehmen und sind nicht im Handelsregister eingetragen. Für sie gelten die Geschäftsbrief-Pflichten aus § 37a HGB nicht, denn die betreffen eingetragene Kaufleute.

Lässt du dich später als e.K. eintragen, zum Beispiel weil der Betrieb wächst, ändert sich das sofort. Dann gehören Firma mit „e.K.“, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer in jede geschäftliche E-Mail.

Die Ausnahme steht in § 37a Abs. 2 HGB und gilt für Mitteilungen oder Berichte im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden. Für normale E-Mails ist es am sichersten, die Signatur einfach immer mitzuschicken, auch bei Antworten vom Handy.

Viele vergessen die Signatur auf dem Smartphone. Richte sie dort genauso ein wie am Rechner. Ein eigenes Postfach mit deiner Domain wirkt dabei deutlich professioneller als eine Gmail-Adresse, siehe Eigene E-Mail-Adresse für den Betrieb. Bei Domenik Bozic, einem Jungmeister aus der Nähe von Regensburg, gehörte das E-Mail-Postfach gleich mit zum Fertigpaket der neuen Website.

Die Grundlage für das Zwangsgeld ist § 37a Abs. 4 HGB in Verbindung mit § 14 HGB, das einzelne Zwangsgeld darf 5.000 Euro nicht übersteigen. Für GmbH und Personengesellschaften gelten entsprechende Regeln, für OHG und KG etwa nach § 125 Abs. 2 HGB.

Panik ist nicht nötig. Aber eine vollständige Signatur ist ein kleines Zeichen von Ordnung, das Kunden und Geschäftspartner wahrnehmen.

Die Pflichtangaben auf der Website sind ein eigenes Thema, siehe Impressum für Handwerker. Wie Signatur, Logo und Farben zusammen einheitlich wirken, steht im Ratgeber Logo und Farben für kleine Betriebe. Alle Rechtsthemen auf einen Blick findest du in der Checkliste für eine rechtssichere Website. Der kostenlose Website-Check zeigt dir ohne Anmeldung in unter einer Minute, welche Fehler auf deiner Startseite Anfragen kosten.